PSMF

Het basisdossier diergeneesmiddelenbewakingssysteem (PSMF) is de documentatie van het farmacovigilantie systeem van een handelsvergunninghouder. Het PSMF is onderdeel van het kwaliteitsbeheersysteem van de handelsvergunninghouder.

Hoewel de meeste handelsvergunninghouders hoogstwaarschijnlijk één PSMF hebben is het mogelijk meerdere farmacovigilantie systemen te bezitten. Bijvoorbeeld één systeem voor vaccins/biologicals en één voor farmaca. Ieder met een verschillend identificatienummer en met een verschillende lijst van diergeneesmiddelen.

De handelsvergunninghouder heeft het diergeneesmiddelenbewakingssysteem voor een deel al beschreven in een DDPS (detailed description of pharmacovigilance system). Ook zullen er al een aantal SOPs (Standard operation procedures) op het gebied van farmacovigilantie en over de aanwezige kwaliteitssystemen geschreven zijn. Hierin staan bijvoorbeeld beschreven:

  • beleidslijnen
  • processen en procedures voor documentbeheer en risicobeheer
  • opleiding, rollen en kwalificatie van personeel
  • audits
  • veranderingsmanagement

De verordening heeft echter ook veel processen op het gebied van farmacovigilantie veranderd.

Grote veranderingen op het gebied van farmacovigilantie sinds 28 januari 2022

  • Het indienen van PSURs (periodic safety update reports) is niet meer nodig. In plaats daarvan monitort de handelsvergunninghouder continue de veiligheid van zijn diergeneesmiddelen door middel van signal management. De verordening (2019/6) legt de verantwoordelijkheid van farmacovigilantie met betrekking tot diergeneesmiddelen bij de handelsvergunninghouders.
  • De SOPs met betrekking tot signal management moeten worden aangepast om te voldoen aan verordening 2019/6 en uitvoeringsverordening 2021/1281. De handelsvergunninghouder voert minstens eenmaal per jaar een signaaldetectie uit in de Europese farmacovigilantie databank (Datawarehouse van Eudravigilance). Signaal validatie, prioritering en beoordeling moet worden beschreven. Ook moet vastgesteld worden wanneer een signaal moet worden ingestuurd naar IRIS. Gedetailleerde informatie is te vinden in VGVP Guideline on Signal management.
  • De ontvanger (handelsvergunninghouder of autoriteit) stuurt alle meldingen naar Eudravigilance . Ernstige meldingen kan een handelsvergunninghouder meteen in Eudravigilance zetten en hoeven niet meer langs het Bureau Diergeneesmiddelen. Meldingen die voor 28 januari 2022 werden beschouwd als niet-ernstig moeten vergunninghouders nu ook naar de farmacovigilantie databank sturen.
  • De tijdsspanne tussen ontvangst en invoeren van meldingen is maximaal 30 dagen.
  • De handelsvergunninghouder kan de Europese farmacovigilantie databank Eudravigilance gebruiken als eigen farmacovigilantie databank. Vergunningshouders moeten persoonsgegevens van melders intern archiveren. Meldingen in Eudravigilance zijn namelijk geanonimiseerd, want Eudravigilance voldoet niet aan de AVG standaarden.
  • Er moet een communicatieplan aanwezig zijn.

In de Implementing Act on good pharmacovigilance practices staat precies beschreven waaraan de PSMF en het betreffende onderdeel van het kwaliteitssysteem moeten voldoen. Hierin staat ook de eis voor een communicatieplan. Daarnaast is beschreven welke secties in de PSMF moeten. Zie ook de betreffende EMA VGVP guideline.

Opbouw PSMF

Een PSMF valt onder het kwaliteitsysteem van de handelsvergunninghouder en is als volgt opgebouwd (art 22 Uitvoeringsverordening 2021/1281):

1. Een hoofddeel dat het diergeneesmiddelenbewakingssysteem beschrijft en bijlagen met gedetailleerde informatie.

2. Het hoofddeel van het basisdossier diergeneesmiddelenbewakingssysteem bestaat uit de volgende delen:

Deel A met algemene informatie over het PSMF

  • Het referentienummer van het PSMF;
  • De locatie van het PSMF ten behoeve van de inspecties in het kader van de diergeneesmiddelenbewaking overeenkomstig artikel 126, lid 4, van Verordening (EU) 2019/6;

Deel B met informatie over de gekwalificeerde voor diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon (QPPV), de assistent-dierenarts en de bijbehorende back-upprocedures

  • Informatie over de gekwalificeerde voor diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon, met daarbij naam, contactgegevens en een ondertekende verklaring van vergunninghouder voor het in de handel brengen en de gekwalificeerde persoon, waarin wordt bevestigd dat de betrokken gekwalificeerde persoon in staat is de krachtens Verordening (EU) 2019/6 vereiste taken en verantwoordelijkheden uit te voeren;
  • Documentatie over de regelingen van de vergunninghouder voor het in de handel brengen inzake de artikel 3, lid 2, bedoelde assistent-dierenarts, in voorkomend geval met inbegrip van contactgegevens;
  • Een beschrijving van de in artikel 2, lid 6, bedoelde back-upregelingen die van toepassing zijn bij afwezigheid van de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon of van de dierenarts die de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon bijstaat.

Deel C met informatie over de vergunninghouder voor het in de handel brengen

  • Een gedetailleerde beschrijving van de organisatiestructuur van de vergunninghouder voor het in de handel brengen, inclusief een moederonderneming of een groep geassocieerde ondernemingen;
  • De positie van de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon binnen de organisatie.

Deel D met een beschrijving van het in artikel 5 bedoelde documentbeheersysteem, met inbegrip van het in artikel 10 bedoelde databank voor de registratie van ongewenste effecten.

Deel E met een beschrijving van het kwaliteitsbeheersysteem voor diergeneesmiddelenbewakingsactiviteiten, met inbegrip van de volgende elementen:

  • Een beschrijving van de processen die zijn gebruikt voor de in artikel 4,  leden 3 tot en met 6, genoemde diergeneesmiddelenbewakingsactiviteiten: grofweg de procesbeschrijving met betrekking tot meldingen van ongewenste effecten en waarborging van kwaliteit hiervan. Dit moet het volgende bevatten: procesbeschrijving, beleidslijnen en procedures van risicobeheer, controle risico/baten balans, signal management (signaalbeheer) en communicatieplan.
  • Een beschrijving van het in artikel 6, lid 2, bedoelde opleidingsbeheersysteem;
  • Een beschrijving van het in artikel 5, lid 2, bedoelde documentatie- of archiveringsysteem;
  • Een beschrijving van het in artikel 7 bedoelde controlesysteem voor de prestaties van het diergeneesmiddelenbewakingssysteem;
  • Een beschrijving van de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheden voor audits betreffende kwaliteitsborging van het diergeneesmiddelenbewakingssysteem, in voorkomend geval met inbegrip inclusief auditing van onderaannemers;
  • Een lijst van audits betreffende onopgeloste kritieke of belangrijke bevindingen;
  • Een beschrijving van het beheer van het actieplan voor corrigerende en preventieve maatregelen en veranderingsmanagement (CAPA plannen) (artikel 9).

Deel F met een beschrijving van de contractuele overeenkomsten inzake diergeneesmiddelenbewakingsactiviteiten tussen houders van een vergunning voor het in de handel brengen en derde partijen, indien daar sprake van is.

3. Het PSMF heeft de volgende bijlagen:

  • Een logboek met gegevens over alle wijzigingen van het hoofddeel van het basisdossier diergeneesmiddelenbewakingssysteem;
  • Aanvullende informatie over de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon, de assistent-dierenarts en de bijbehorende back-upregelingen:

- Curriculum vitae en  kwalificaties voor de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon en de assistent-dierenarts (artikel 3, lid 2)
- Beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon;
- Bewijs van registratie in de databank voor diergeneesmiddelenbewaking (Eudravigilance);
- Lijst van activiteiten die door de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon zijn gedelegeerd aan derde partijen;

  • Aanvullende informatie over de vergunninghouder voor het in de handel brengen:

- Lijst van alle diergeneesmiddelen in het basisdossier diergeneesmiddelenbewakingssysteem, met inbegrip van de algemene internationale benaming (INN) van de werkzame stoffen indien van toepassing, de lidstaten waarin het diergeneesmiddel is toegelaten of geregistreerd, de soort vergunningsprocedure, en de vergunningsnummers in elke lidstaat waar het diergeneesmiddel is toegelaten;
- Indien van toepassing, een lijst van referentienummers voor andere basisdossiers diergeneesmiddelenbewakingssysteem van dezelfde vergunninghouder voor het in de handel brengen;
- Een lijst van lokale of regionale vertegenwoordigers bij wie vermoedelijke ongewenste effecten kunnen worden gemeld, inclusief contactgegevens, verantwoordelijkheden en grondgebieden, naargelang van toepassing;
- Een lijst van de locaties waar in de in artikel 4, leden 3 tot en met 6, genoemde diergeneesmiddelenbewakingsactiviteiten worden uitgevoerd;

  • Aanvullende details over het kwaliteitsbeheersysteem

- Een lijst van documenten, beleidslijnen, procedures en processen die vergunninghouders gebruiken om de in artikel 4, leden 3 tot en met 6, genoemde diergeneesmiddelenbewakingsactiviteiten uit te voeren;
- Een lijst van alle geplande en voltooide audits, inclusief resterende kritieke en belangrijke bevindingen;
- Indien van toepassing, een lijst van prestatie-indicatoren en hoe deze moeten worden gebruikt, zoals bedoeld in artikel 7;
- De in artikel 6, lid 2, bedoelde informatie over opleidingsplannen en -gegevens;
- Methodologie voor de berekening van de in artikel 14, lid 2, bedoelde factor, om incidentie uit te rekenen aan de hand van verkoopgegevens.
- Een lijst risicobeheersmaatregelen en het resultaat van risicobeperkende maatregelen;

  • Aanvullende informatie over contractuele overeenkomsten inzake diergeneesmiddelenbewakingsactiviteiten tussen houders van een vergunning voor het in de handel brengen en derde partijen:

- Een lijst van activiteiten of diensten om aan verplichtingen inzake diergeneesmiddelenbewaking te voldoen die de vergunninnghouder voor het in de handel brengen aan derde partijen heeft uitbesteed en informatie over de partijen waaraan die activiteiten en diensten zijn uitbesteed, in voorkomend geval inclusief de naam en het adres van de onderaannemers;
- Een lijst van de in artikel 78 van Verordening (EU) 2019/6 bedoelde taken van de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon die volledig of deels zijn uitbesteed en informatie over de partijen waaraan die activiteiten of diensten zijn uitbesteed, in voorkomend geval inclusief de naam en het adres van de onderaannemer(s);
- In voorkomend geval, een lijst van bestaande contracten en overeenkomsten met derde partijen, inclusief de desbetreffende producten en gebieden.
- De informatie mag in de vorm van grafieken of stroomschema’s worden verstrekt.

Samenvatting PSMF

U hoeft de volledige beschrijving van het farmacovigilantiesysteem niet langer mee te sturen bij een nieuwe aanvraag. Bij een eerste aanvraag stuurt u alleen nog de samenvatting PSMF op.

Deze samenvatting moet het volgende bevatten:

  1. Het referentienummer van het basisdossier diergeneesmiddelenbewakingssysteem (PSMF);
  2. De locatie van het basisdossier diergeneesmiddelenbewakingssysteem;
  3. De naam, contactgegevens en plaats van werkzaamheden van de gekwalificeerde, voor de diergeneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon (QPPV);
  4. De in artikel 22, lid 2, punt b), i), bedoelde ondertekende verklaring:  Een ondertekende verklaring van de handelsvergunninghouder en de bevoegde persoon die verantwoordelijk is voor geneesmiddelenbewaking (QPPV) dat de QPPV over de nodige middelen beschikt om de vereiste taken en verantwoordelijkheden te vervullen;
  5. Het soort register (databank) dat wordt gebruikt voor meldingen van ongewenste effecten, in voorkomend geval met inbegrip van de naam van de gebruikte databank.

Omdat u alleen nog een samenvatting van de PSMF hoeft in te sturen, is het niet langer nodig een wijziging in te dienen bij een wijziging in de PSMF. Deze wijzigingen houdt u als handelsvergunninghouder zelf bij in een logboek behorende bij de PSMF.

Wettelijke basis

Afdeling 5 van de Verordening diergeneesmiddelen (de artikelen 73 t/m 81) beschrijft de regels met betrekking tot diergeneesmiddelenbewaking. Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1281 ofwel de Implementing Act on good pharmacovigilance practices geeft hier verdere invulling aan. In artikel 22 van deze uitvoeringsverordening staan de eisen met betrekking tot de PSMF beschreven. In artikel 23 van deze uitvoeringsverordening staan de eisen met betrekking tot de samenvatting PSMF beschreven.

Meer informatie

Meer informatie over de PSMF vindt u in de Implementing Act on good pharmacovigilance practices en op EMA -pharmacovigilance. Heeft u nog aanvullende vragen over de PSMF? Neem contact op met het Bureau Diergeneesmiddelen.

Let op: Op grond van deze verordening zijn de regels met betrekking tot diergeneesmiddelenbewaking volledig veranderd. De verwachting is dat de komende periode de procedures nog verduidelijkt zullen worden en eventuele guidance documenten nog aangevuld of aangepast zullen worden. Zodra dit gebeurt, passen wij bovengenoemde tekst aan. Op de website EMA-pharmacovigilance kunt u altijd de laatste informatie over de nieuwe regels ten aanzien van farmacovigilantie vinden.